השבוע הכנתי מצגת לעובדים על שימוש חכם ג'ימייל.
אני אביא כאן את שני דברים חשובים לדעתי שכל אחד צריך לעשות בשימוש בג'ימייל לנוחיותו.
לכאורה להרבה אנשים יש חשבון בג'ימייל אבל רבים משתמשים בחשבון
בצורה הכי פשוטה בלי לנצל את היתרונות הרבים וזה לא מצריך יותר מדי
עבודה קשה או הסתבכות, ועושה את החיים הרבה יותר פשוטים.
מה שאנחנו יכולים לעשות "ידנית" ג'ימייל יכול לעשות אוטומטית.
יש המון אופציות בג'ימייל אבל אני רוצה להתרכז בשתיים מהם שעושים לי את החיים קלים
ומראים לי דברים, או מעלימים אחרים, בהשקעה של 10 דקות (מקסימום) וזה עובד לעד.
הדבר הראשון נקרא "תויות" והשני "מסננים".
תוויות הוא תרגום מאנגלית ואני הייתי קורא לזה "תיקיות".
תוויות נועדו לעזור לנו במיון וסידור המייל בג'ימייל כך שנוכל לשמור מיילים
לפי תיקיות כמעט כמו במחשב האישי שלנו.
ג'ימייל התחדש בזמן האחרון במראה חדש וכל ההסברים הם במראה החדש אבל ניתן להגיע אל ההגדרות
גם מתוך המראה הישן (שבעתיד הקרוב כנראה יעלם מהעולם).
יצירת תוויות
אפשר להכין תוויות לפי שמות של אנשים, פרוייקטים, מקצועות לימוד, חשבונות וכו'.
כדי להגיע אל התוויות צריך ללחוץ על גלגל השיניים (1)להיכנס להגדרות (2) ולתוויות (3)
בכניסה לתוויות נלחץ על "צור תווית חדשה".
יתקבל חלון שיבקש מאיתנו להזין את שם התווית שנרצה ליצור.
בדוגמא שלי יצרתי את "ניסיון1" לאחר שלחצתי על צור.
יצירת מסננים (פילטרים)
לאחר שהכנו תווית/תוויות אפשר לגשת לדבר האמיתי.
נניח שיש לכם מיילים המגיעים מכמה אנשים שונים או מחברות שונות.
במקור, כל מייל חדש נכנס לתיבת הדואר הנכנס ונערם שם לפי תאריך, האחרון למעלה והישן למטה וכן הלאה.
במצב כזה יש ערמת מיילים לא נוחה לקריאה המכילה מיילים חדשים עם ישנים יותר.
ג'ימייל מאפשר לנו לנהל טוב יותר את קבלת המיילים.
לצורך ניהול יעיל יותר הומצאו המסננים או הפילטרים.
אפשר ליצור חוקיות קבועה ולהפנות מיילים מאותו אדם לתווית (תיקיה) שפתחנו קודם.
במקרה כזה תמיד נראה בבירור אם קיבלנו מיילים חדשים (שיובלטו ויהיו בסוגריים) לתוך התווית הספציפית.
איך עושים את זה? מאוד פשוט.
1. הגדרות
2. מסננים
3. צור מסנן חדש
לאחר הלחיצה על מסנן חדש נקבל חלון שנצטרך להגדיר איך יראה המסנן או מה הוא יסנן מבין המיילים שלנו.
יש כאן כמה אפשרויות, אני אתייחס לדברים החשובים.
מאת - הכנסת המייל של השולח, הפרמטר הכי חשוב שכן הוא חד ערכי.
אל, נושא, כולל את המילים ולא מכיל, לטעמי מיותר כי המסנן יכול לבצע פעולות לא נכונות בעודף פרטים.
גם "כולל קובץ מצורף" יכול להיות מכמה מקורות כך שלא חייבים לסמן את האפשרות.
לחיצה על "צור מסנן מחיפוש זה" תסיים את השלב הזה.
תתקבל כביכול הודעת שגיאה כמו זו המוצגת למטה, ללחוץ פשוט על OK
(הודעת השגיאה מתקבלת מכיוון שג'ימייל מחפש בתיבת הדואר הנכנס שלו פריטים שאת חלקם הוא לא מצא
לפני יצירת המסנן שבחרנו. התעלמו מכך זה ממש לא חשוב).
בחלון שיפתח נקבל כמה אפשרויות. אני אתייחס רק לאפשרות הכי חשובה.
כתובת אימייל היא משהו חד ערכי, יש רק אחת כזו, לכן מומלץ להשתמש רק בה.
מאת - נכניס את כתובת האימייל של השולח לתיבה שלנו.
אל, נושא, כולל את המילים, לא מכיל וקובץ מצורף יכולים להיות משותפים להרבה מסננים שניצור
מה שיכול ליצור הכוונה לא נכונה לתוך התוויות. אני ממליץ לא להשתמש באופציות האלו.
לאחר לחיצה על "צור מסנן מחיפוש זה" נקבל את המסך הנראה למטה.
בראשו תהייה כתובת האימייל שהכנסנו בדף הקודם.
גם כאן יש הרבה אפשרויות, נראה את החשובות מהן.
1. דלג על תיבת הדואר הנכנס - תאפשר למיילים המגיעים מהכתובת שהזנו קודם להיכנס ישירות
לתווית שהכנו בשלב הראשון (כאן בדוגמא היא נקראת "ניסיון1"). במצב הזה תיבת הדואר הנכנס שלנו
לא מועמסת בהרבה מיילים חדשים ממקורות חשובים לנו אלא כל מייל יועבר לתיקייה שלו.
2. החל על התווית - נסמן בתיבת הסימון ונלחץ על הריבוע של בחר תווית...
בלחיצה על בחר תווית יפתחו לנו כל התוויות שיצרנו ונבחר את התווית המתאימה לפי כתובת המייל של אותו שולח.
3. צור מסנן - לחיצה תיצור לנו את המסנן המבוקש.
אם נלך אח"כ להגדרות > מסננים נראה את המסנן החדש שיצרנו, עם תיאור של הפעולות שהוא יבצע, במקרה שלנו
המסנן "יסנן" את הדואר הנכנס מאותה כתובת אימייל ולא יכלול אותה בתיבת הדואר הנכנס הסטנדרטית, ישלח אותה
ויתייג אותה תחת התווית "ניסיון1".
"שלב ההוכחה", מראה את תיבת הדואר הנכנס שלי כשהיא ריקה (אין בה מיילים חדשים) בעוד שהתווית "ניסיון1"
מודגשת ובסוגריים יש את כמות המיילים החדשים שנכנסו לדואר שלי והגיעו בדיוק למקום שבחרתי ביצירת המסנן.
בעקבות התגובה של אוגניה אפשר לסדר שהג'ימייל יהיה בעברית.
הגדרות > כללי (למעלה מימין) ואז לבחור את השפה מהתפריט הנגלל. פשוט.
בצורה הזו אני שומר על עשרות מיילים שאני מקבל כל יום מכל מקום, בתוויות שלהם, אני יודע מה חדש ומה ישן
לא מעמיס מיילים על תיבת הדואר הנכנס ובמבט אחד אני יכול לדעת מי שלח לי דואר חדש.
דואר זבל (ספאם) אפשר לסנן באותה צורה ואפשר לקבוע צבע לכל תווית.
מקווה שזה יעזור למישהו לנהל את המיילים שלו בצורה יותר יעילה וחכמה.
בבלוג זה
בכל הבלוגים
כינוי:
